胡婷定 伍玲
合同管理已成為當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)管理體系和管理能力現(xiàn)代化的重要組成部分。湘潭市中醫(yī)醫(yī)院按照全省“開(kāi)展醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)合同管理規(guī)范年活動(dòng)”的決策部署,結(jié)合自身特點(diǎn),依據(jù)《民法典》及相關(guān)法律法規(guī),以建立完善事前、事中、事后全過(guò)程醫(yī)院合同管理制度為主抓手,打造“明、實(shí)、嚴(yán)、深”四大特點(diǎn)的管控閉環(huán),大幅提升合同管理規(guī)范化水平,助力醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。
一、堅(jiān)持“明”字為先,抓合同起草前的準(zhǔn)備工作。我院秉持“磨刀不誤砍柴工”的理念,扎實(shí)開(kāi)展合同起草前的前期工作,盡量做到“知己知彼”。一是弄明合同事項(xiàng)對(duì)醫(yī)院的各方面影響。在申購(gòu)部門(mén)提出采購(gòu)意愿后(鑒于我院的合同絕大部分為采購(gòu)合同,故全文圍繞此類(lèi)合同進(jìn)行論述),由分管院領(lǐng)導(dǎo)牽頭,組織申購(gòu)部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等進(jìn)行會(huì)商,就該事項(xiàng)實(shí)施的資金需求、人員要求、配套條件、預(yù)期效益、潛在風(fēng)險(xiǎn)等進(jìn)行分析并形成研判意見(jiàn),若事項(xiàng)比較重大,則提交院黨委會(huì)甚至職代會(huì)研究決策。二是弄明潛在合作伙伴的基本情況。以采購(gòu)部門(mén)牽頭,就合同事項(xiàng)開(kāi)展市場(chǎng)調(diào)查,重點(diǎn)對(duì)主要供貨商提供的產(chǎn)品服務(wù)類(lèi)別型號(hào)、價(jià)格水平、性能優(yōu)劣、品牌信譽(yù)等進(jìn)行調(diào)查研究,形成未來(lái)合作伙伴的大致“畫(huà)像”。三是弄明產(chǎn)品服務(wù)的最優(yōu)采購(gòu)方式。醫(yī)院依規(guī)成立的招標(biāo)采購(gòu)機(jī)構(gòu),在前期內(nèi)部研究和外部調(diào)查的基礎(chǔ)上,結(jié)合政策要求、習(xí)慣做法、供需狀況等要素,商定綜合效益最優(yōu)的采購(gòu)方式并組織具體實(shí)施。
二、堅(jiān)持“實(shí)”字為要,抓合同簽署時(shí)的把關(guān)工作。合同簽署過(guò)程的環(huán)節(jié)較多、關(guān)系重大,我院力求每一步都走穩(wěn)、走扎實(shí),做到壓實(shí)責(zé)任、環(huán)環(huán)相扣、層層把關(guān)。一是合同談判要談實(shí)。經(jīng)過(guò)前期工作產(chǎn)生備選供貨商后,我院以采購(gòu)金額3萬(wàn)、10萬(wàn)為界限,組建由不同人員構(gòu)成的專(zhuān)門(mén)談判小組開(kāi)展商務(wù)洽談。談判重點(diǎn)包括核實(shí)供貨商資質(zhì),一般以“合理低價(jià)”確定供貨商,敲定合同核心價(jià)格、質(zhì)量方面條款,等等。二是合同文本要寫(xiě)實(shí)。我院一般以合同示范文本為底板,結(jié)合談判確定的關(guān)鍵事項(xiàng)進(jìn)行修改后,形成雙方或幾方簽署的合同文本。在合同文本擬定時(shí),除了對(duì)供貨商的供貨時(shí)間質(zhì)量、質(zhì)保維保要求、違約具體責(zé)任等內(nèi)容一一明確到位,我院堅(jiān)持安全至上,專(zhuān)門(mén)還增加了“安全條款”,涵蓋了設(shè)備安裝使用、基建施工維修等方面的安全責(zé)任。三是合同審簽要落實(shí)。合同正式簽署前,我院要求按照采購(gòu)金額3萬(wàn)、10萬(wàn)、30萬(wàn)為界限制定的審簽流程,實(shí)行審核、會(huì)簽,達(dá)到分類(lèi)審簽、層層負(fù)責(zé)、集體把關(guān)的目的。如已擬定的30萬(wàn)以上合同,將經(jīng)歷院審計(jì)科、分管院領(lǐng)導(dǎo)、法治科(法律顧問(wèn))、總會(huì)計(jì)師和院長(zhǎng)的多層審核把關(guān)。
三、堅(jiān)持“嚴(yán)”字為本,抓合同執(zhí)行中的監(jiān)管工作。合同正式簽署后的執(zhí)行階段,關(guān)鍵在于合同的規(guī)定內(nèi)容和實(shí)際操作相符合、“一張皮”。為此,我院突出“嚴(yán)”字當(dāng)頭抓執(zhí)行。一是嚴(yán)格收貨驗(yàn)貨。對(duì)照合同約定的交貨時(shí)間,由采購(gòu)部門(mén)牽頭緊盯供貨及相關(guān)事項(xiàng)進(jìn)度,督促供貨商按時(shí)按節(jié)點(diǎn)履約;同時(shí),認(rèn)認(rèn)真真地查驗(yàn)貨物(工程)的數(shù)量、品牌、規(guī)格、質(zhì)量及安裝,與合同內(nèi)容保持一致。二是嚴(yán)格問(wèn)題處置。合同特別是工程建設(shè)類(lèi)合同,在執(zhí)行中可能出現(xiàn)此前未明確的新情況,比如工程量的增補(bǔ)、矛盾糾紛等,我院要求承辦部門(mén)能解決的必須及時(shí)、解決,不能解決的必須及時(shí)提請(qǐng)高位協(xié)調(diào)解決,杜絕敷衍塞責(zé)、拖拉扯皮的現(xiàn)象。三是嚴(yán)格全程監(jiān)督。承辦部門(mén)依照制度執(zhí)行合同、建立臺(tái)賬,院紀(jì)檢監(jiān)察室、法治科、審計(jì)科全過(guò)程監(jiān)督合同執(zhí)行情況,適時(shí)進(jìn)行檢查或抽查,壓實(shí)承辦部門(mén)的工作責(zé)任。四是嚴(yán)格追責(zé)問(wèn)效。監(jiān)督中一旦發(fā)現(xiàn)合同未按約定執(zhí)行,將督促承辦部門(mén)進(jìn)行原因分析,屬于自身方面的問(wèn)題,責(zé)成作出整改補(bǔ)救,并給予相關(guān)人員批評(píng)教育甚至更嚴(yán)重處分;屬于供貨商方面的問(wèn)題,除督促整改外還將追償相應(yīng)損失,情況嚴(yán)重的將終止合同、提請(qǐng)?jiān)V訟。
四、堅(jiān)持“深”字為補(bǔ),抓合同履畢后的拓展工作。醫(yī)院合同簽署是接連不斷的,合同管理規(guī)范化也是如此。我院注重做好每個(gè)合同尤其是重大合同履畢后的“后半篇文章”,使之與后續(xù)合同管理保持有機(jī)聯(lián)系,逐步打造醫(yī)院合同管理的全閉環(huán)。一是進(jìn)行檔案深入利用。將合同檔案作為重要資源認(rèn)真對(duì)待、加以利用。不僅注重合同檔案的匯總、分類(lèi)、保管、入檔及保密,更注重利用信息化手段進(jìn)行深入挖掘利用,不斷發(fā)揮原有合同檔案可借鑒、可復(fù)制、可提醒、可警示的功能作用。二是作出績(jī)效深刻評(píng)價(jià)。對(duì)于已履畢合同尤其是重大合同,依托承辦部門(mén)的自查報(bào)告、紀(jì)監(jiān)等部門(mén)的檢查報(bào)告,借力專(zhuān)家團(tuán)隊(duì)開(kāi)展績(jī)效評(píng)價(jià),找出本合同管理的亮點(diǎn)和不足,供今后修訂制度和完善流程所用。同時(shí),也逐步建立起了優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商庫(kù)。三是給予模板深度修訂。合同履畢后很有意義的一件事是,依據(jù)該合同管理中的心得體會(huì)、績(jī)效評(píng)價(jià)的分析結(jié)果,本著“少走彎路”“越來(lái)越好”理念,我們對(duì)同類(lèi)合同示范文本作出深度修改,提高下輪合同簽署、執(zhí)行的便捷性和高效性。
(作者單位:湘潭市中醫(yī)醫(yī)院)
一審:李林俊
二審:伏志勇
三審:萬(wàn)朝暉
責(zé)編:周玉意
來(lái)源:湖南法治報(bào)
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